Privacy · Verwerkersovereenkomst · Voorwaarden · Register · DPIA

Privacybeleid

Dit beleid geldt voor AutOS (voertuigsoftware.nl), de software voor autogarages van Autoservice Verwoerd B.V. Het beschrijft twee situaties: AutOS als platform (verwerker voor de garage) en AutOS als eigen garage (verwerkingsverantwoordelijke voor onze eigen klanten).

Contact: info@autoserviceverwoerd.nl

1. Rollen

• De garage die AutOS gebruikt is verwerkingsverantwoordelijke voor klant-, voertuig-, werkorder- en factuurgegevens.
• Autoservice Verwoerd B.V. is verwerker van die gegevens namens de garage, en verwerkingsverantwoordelijke voor medewerker-accounts en platformlogs.

De afspraken tussen garage en AutOS staan in de verwerkersovereenkomst. Zie ook het verwerkingsregister en de DPIA-beoordeling.

2. Welke gegevens

• Medewerker-accounts: naam, e-mail, rol, inlogsessie
• Klanten en voertuigen die de garage invoert (naam, contact, adres, kenteken, onderhoud)
• Werkorders, offertes, facturen, foto’s bij werkorders
• CRM-berichten: APK- en onderhoudsherinneringen, campagnes (banden, APK elders)
• WhatsApp, e-mail (inclusief tijdelijke kopie van de berichttekst), inkomende gesprekken
• Technische logs (IP, foutcodes, integratie-id’s) voor beveiliging

3. Doelen en grondslagen

• Uitvoering van de overeenkomst met de garage (art. 6 lid 1 sub b AVG)
• Dienstberichten aan bestaande klanten (APK, onderhoud, pechhulp, afspraak, factuur): overeenkomst of gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f)
• Campagnes (bandenseizoen, APK elders): gerechtvaardigd belang plus de Nederlandse spamregels (Tw 11.7, soft opt-in). Elke campagne-mail heeft een uitschrijflink. APK- en onderhoudsherinneringen hebben die link niet.
• Wettelijke plicht: fiscale bewaarplicht van zeven jaar op facturen
• Beveiliging en fraudepreventie (art. 6 lid 1 sub f)

4. Subverwerkers

AutOS deelt gegevens alleen met partijen die nodig zijn voor de dienst:

• Vercel — hosting
• Supabase — database, inloggen, bestanden
• Resend — e-mailverzending
• Mollie — betaallinks (alleen als de garage dit aanzet)
• Meta — WhatsApp en optioneel Facebook/Instagram
• Vapi en AI-modellen — telefoonassistent (alleen als de garage dit aanzet)
• LKQ / Fource, Exact, A2SP/RDW, Telador — alleen na activatie door de garage

Wij verkopen geen persoonsgegevens.

5. Bewaartermijnen

• Facturen en werkorders: zeven jaar (fiscaal)
• Klantcontactgegevens: zolang de klantrelatie loopt; daarna anonimiseren op verzoek
• E-mail- en WhatsApp-tekst: 24 maanden, daarna wordt de inhoud gewist
• Inkomende gesprekken (Telador): 365 dagen
• Meta-tokens: verwijderd bij ontkoppelen

6. Rechten

Betrokkenen wenden zich tot hun garage. De garage kan in AutOS een dossier exporteren (art. 20) of anonimiseren (art. 17) zonder de boekhouding te wissen. Campagnes kunt u zelf stopzetten via de uitschrijflink.

Klacht: Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl.

7. Beveiliging

Toegang via inloggen en rollen. Gegevens zijn per garage gescheiden (row-level security). Een monteur ziet werkorderhistorie, maar geen regelprijzen of factuurbedragen. Facturen schrijven is beperkt tot eigenaar en administratie. Tokens van koppelingen worden versleuteld. De AI-telefoon mag niet op naam zoeken in het klantenbestand.

8. Cookies

Alleen noodzakelijke sessiecookies voor inloggen. Geen marketing- of analyticscookies.

Laatst bijgewerkt: 16 september 2026